Es gibt kaum eine Handlung, die rechtlich ohne Bedeutung ist. Das gilt auch für das Versenden von E-Mails. Solange E-Mails nur privat verschickt werden, kann nicht viel passieren. Anders sieht es aus, wenn E-Mails im geschäftlichen Rahmen verschickt werden. Es gibt ein paar Punkte, die man dabei im Auge haben sollte.
Rein rechtlich betrachtet sind E-Mails Erklärungen via elektronischer Post. Mit einer E-Mail kann man ein Angebot erklären oder eine Annahme, wenn man auf ein erhaltenes Angebot antwortet und dieses annimmt. Mit der Erklärung einer Annahme kommt ein Vertrag zustande. Abgesehen von Verträgen können theoretisch auch einfach nur Erklärungen abgegeben werden, wie z.B. eine Kündigungserklärung. Obwohl E-Mails nüchtern betrachtet schriftlich sind, erfüllen sie nicht die Schriftform, die bei manchen Verträgen und manchen Erklärungen (wie z.B. einer Kündigung) erforderlich ist. Eine Kündigung per E-Mail wäre daher unwirksam.
Übliche Projektverträge, Arbeitsaufträge und Ähnliches können jedoch auch mündlich geschlossen werden. In diesen Fällen reicht dann natürlich auch ein Vertragsschluss per E-Mail. Der Vorteil gegenüber mündlich abgeschlossenen Verträgen liegt auf der Hand: kann sich der Vertragspartner plötzlich nicht mehr an einen Vertragsschluss erinnern oder an den Inhalt des Vertrages, kann man ihm mit Vorlage der E-Mail leichter auf die Sprünge helfen.
Allerdings ist die Beweiskraft von E-Mails nicht gleich stark wie von schriftlich abgeschlossenen Verträgen mit Originalunterschriften, weil schriftlich abgeschlossene Verträge mit Originalunterschriften im Gegensatz zu E-Mails Urkunden darstellen. Bei wichtigen Verträgen sollte man daher den Vertrag in schriftlicher Form mit Originalunterschrift abschließen.
Abgesehen von der geringeren Beweiskraft, den der Inhalt einer E-Mail im Vergleich zu schriftlich abgeschlossenen Verträgen mit Originalunterschriften hat, besteht auch das Problem, dass man den Zugang einer E-Mail schwer beweisen kann. Das kann unter Umständen dazu führen, dass man zwar eine E-Mail in der Hand hat, in der man die Annahme eines Angebots erklärt, aber nicht nachweisen kann, dass diese auch dem anderen zugegangen ist. Aber erst mit Zugang wird die Erklärung wirksam und gilt der Vertrag als geschlossen. Wie beweist man also den Zugang einer E-Mail? Im Grunde kann man das nur wenn man eine Zugangsbestätigung des Empfängers erhält. Bei wichtigen E-Mails, mit denen z.B. Verträge schriftlich abgeschlossen werden, sollte man sich daher den Zugang bestätigen lassen oder eine elektronische Lesebestätigung anfordern.
Es gibt also einige Tücken im Hinblick auf die Beweiskraft von E-Mails. Andere Tücken stecken in der Gestaltung von E-Mails. E-Mails sind im geschäftlichen Verkehr Geschäftsbriefe und müssen ein Impressum in der Signatur enthalten. Zu den Pflichtangaben gehören:
- Vollständiger Firmenname (bei Einzelunternehmern zusätzlich Vor- und Zuname des Unternehmers)
- die jeweilige Rechtsform (z.B. GmbH, AG, e.K, usw.)
- Anschrift
- Registergericht und Handelsregisternummer (sofern das Unternehmen eingetragen ist)
- bei GmbH: Geschäftsführer, bei der Aktiengesellschaft, alle Vorstandsmitglieder, der Vorstandsvorsitzende sowie der Aufsichtsratsvorsitzende
Häufig findet man Banner in E-Mail Signaturen. Solange die Banner nur das eigene Logo beinhalten, ist das kein Problem. Aufpassen sollte man aber, wenn der Banner in irgendeiner Form Werbung beinhaltet. Das kann auch der Hinweis auf eine Kooperation mit einem Partner sein oder andere Formen der Imagewerbung. Denn dann handelt es sich bei der gesamten E-Mail um eine Werbe-E-Mail. Für diese gelten eigene Regeln. Werbe-E-Mails dürfen nur dann an den Empfänger verschickt werden, wenn dieser ausdrücklich in den Erhalt von Werbung eingewilligt hat. Eine Ausnahme gilt nur bei bestehenden Geschäftsbeziehungen, wenn der Empfänger bereits Waren oder Dienstleistungen beim Absender gekauft hat und die E-Mail beim Kauf hinterlegt hat und wenn in der Werbe-E-Mail für ähnliche Waren oder Dienstleistungen des Absenders geworben wird. Der Empfänger muss außerdem bei der Eingabe seiner E-Mail-Adresse darauf hingewiesen worden sein, dass er der Verwendung der E-Mail Adresse für Werbezwecke jederzeit widersprechen kann. Und natürlich darf noch kein Widerspruch vorliegen. Nur wenn all diese Voraussetzungen vorliegen, ist eine vorherige Einwilligung in den Erhalt der Werbe-E-Mail nicht erforderlich. Banner mit Werbung sollten daher nicht standardmäßig als E-Mail-Footer platziert werden.
Bitte beachten Sie, dass sich die Ausführungen nur auf die rechtliche Situation in Deutschland beziehen.