Keine Frage, Social Media gehören zum Alltagsleben dazu, auch während der Arbeitszeit. Davor braucht man nicht die Augen zu verschließen. Inzwischen haben die meisten Unternehmen auch erkannt, dass die Nutzung von Social Media durch die Mitarbeiter unternehmensfördernd sein kann. Insbesondere wenn Mitarbeiter als Markenbotschafter auftreten. Allerdings kann die Nutzung auch zum Gegenteil verkehren und schlimmstenfalls eine Haftung des Unternehmens begründen. Daher macht es für Unternehmen Sinn, Richtlinien (Social Media Guidelines) aufzustellen, wie die Mitarbeiter mit sozialen Medien umgehen sollen.
Social Media Guidelines sollen in erster Linie Klarheit bei den Mitarbeitern verschaffen. Das setzt voraus, dass auch aus Unternehmenssicht klar sein sollte, wie Mitarbeiter mit Social Media umgehen sollen.
Dazu zählt zunächst einmal die Frage, ob eine private Nutzung von Social Media während der Arbeitszeit erlaubt sein soll oder nicht. Entscheidet man sich für die Zulässigkeit der privaten Nutzung von Social Media während der Arbeitszeit, sollte klar definiert werden, in welchem Umfang diese erlaubt ist und was die Mitarbeiter zu beachten haben. So ist zum Beispiel zu empfehlen, dass die Mitarbeiter private Meinungsäußerungen nicht in „Wir“-Form formulieren, sondern in der „Ich-„Form, damit etwaige rechtlich problematische Äußerungen nicht dem Unternehmen zugeordnet werden. Außerdem sollte festgelegt werden, welche Informationen nach außen kommuniziert werden dürfen und welche nicht. Oft ist Mitarbeitern gar nicht bewusst, dass sie gegen das Geheimhaltungsverbot verstoßen, wenn sie gewisse Informationen über das Unternehmen im Internet posten.
Bei einer dienstlichen Nutzung, d.h. dem Posten von Inhalten für das Unternehmen, sollte festgelegt werden, welche Mitarbeiter das Unternehmen nach außen hin repräsentieren dürfen und in welcher Art und Weise. Dabei sollte auch die Erforderlichkeit eines Impressums berücksichtigt werden. Es gibt eine Reihe weiterer Fragen, die für eine dienstliche Nutzung zu klären sind. Dazu gehören zum Beispiel: Welche Kanäle dürfen genutzt werden? Welchen Namen sollen die Accounts tragen? Wer darf diese anmelden und verwalten? Außerdem sollte geklärt werden, wie die interne Abstimmung abläuft, bevor Inhalte veröffentlicht werden. Empfehlenswert ist es, einen zentralen Ansprechpartner zu bestimmen, der sich um die gesamte Koordination kümmert. Es sollte auch festgelegt werden wie mit negativer Kritik umzugehen ist, damit das Unternehmen einheitlich nach außen hin repräsentiert wird.
Sowohl für die private als auch die dienstliche Nutzung sollten die Mitarbeiter darauf hingewiesen werden, welche rechtlichen Bestimmungen zu beachten sind, so zum Beispiel im Hinblick auf das Urheberrecht, das Wettbewerbsrecht, das Datenschutzrecht sowie das Persönlichkeitsrecht.
An und für sich dürfte klar sein, dass beleidigende Äußerungen, insbesondere im Hinblick auf den Arbeitgeber oder Kollegen, nicht veröffentlicht werden dürfen. Werden sie dennoch veröffentlicht, so kann das ein Kündigungsgrund sein. In der Regel ist jedoch eine vorherige Abmahnung des Mitarbeiters erforderlich.
Etwas schwieriger sieht die Sache bei Kritik des Unternehmens durch den Mitarbeiter aus. Diese ist grundsätzlich zulässig, da sie von der grundrechtlich geschützten Meinungsäußerungsfreiheit gedeckt ist. Allerdings kann Kritik während der Arbeitszeit untersagt werden, da während dieser Zeit der Mitarbeiter seine Arbeitskraft in den Dienst des Arbeitgebers zu stellen hat. Auch wenn Kritik durch Mitarbeiter weder untersagt noch verhindert werden kann, empfiehlt es sich, die Mitarbeiter in den Social Media Guidelines darauf aufmerksam zu machen, dass die Kritik den Unternehmenserfolg und damit den Erfolg für Mitarbeiter negativ beeinflussen kann.
Im Hinblick auf das Urheberrecht sollten die Mitarbeiter aufgeklärt werden, welche Inhalte, zum Beispiel Bilder, Texte, Videos sie veröffentlichen dürfen und welche Vorgaben zu beachten sind. So zum Beispiel die Nennung des Urhebers oder der Quelle bei geteilten Inhalten sowie bei Bildern und die Einholung der Einwilligung von abgebildeten Personen bei der Veröffentlichung eigener Bilder.
Sofern Werbung betrieben wird, sind die Mitarbeiter über die relevanten wettbewerbsrechtlichen Bestimmungen zu informieren. Dazu zählt zum Beispiel das Transparenzgebot. Werbung muss als Werbung erkennbar sein, Schleichwerbung ist nicht erlaubt. Vor allem die Darstellung von Unternehmensprodukten auf dem privaten Account des Mitarbeiters ist oft problematisch und unter Umständen wettbewerbswidrig, sofern nicht kenntlich gemacht wird, dass für das Unternehmen geworben wird. Bei Facebook gibt es außerdem bestimmte Werberichtlinien, die zusätzlich zu beachten sind.
Last but not least sollte bestimmt werden, was passiert oder passieren kann, wenn die Mitarbeiter gegen die Regeln verstoßen. Dazu gehört auch die Frage, ob die Social Media Guidelines verbindlich sein sollen oder lediglich unverbindliche Empfehlungen bzw. Anweisungen darstellen sollen.
Bitte beachten Sie, dass sich die Ausführungen nur auf die rechtliche Situation in Deutschland beziehen.